lørdag den 14. november 2009

INDKALDELSE TIL DWF`s REPRÆSENTANTSKABSMØDE 2009

Der indkaldes hermed til repræsentantskabsmøde søndag d. 29. november 2009 kl. 1200.

Mødet afholdes i mødelokale på



GateWay E45


Danmarks Transport Center A/S


DTC Torvet 20


7100 Vejle



Dagsorden:



1. Valg af dirigent, referent og 2 stemmetællere.


2. Formanden aflægger beretning.


3. Bestyrelsen forelægger det reviderede regnskab samt budget med forslag til kontingent.


4. Behandling af indkomne forslag (Modtagne forslag ses nedenfor), herunder næste års kontingent.


5. Valg af formand i lige år, valg af kasserer i ulige år.



Kassereren genopstiller ikke – evt. kandidater bedes melde sig til undertegnede i god tid (helst én uge før repræsentantskabsmødet), idet der skal afholdes skriftlig afstemning om kassererposten.



6. Valg af bestyrelsesmedlemmer ét i lige år to i ulige år.



Vi skal denne gang have valgt 2 bestyrelsesmedlemmer for 2 år. Evt. kandidater bedes melde sig i god tid (helst én uge før repræsentantskabsmødet), idet der skal afholdes skriftlig afstemning.



7. Valg af 2 bestyrelsessuppleanter, der vælges for ét år ad gangen.



Vi skal denne gang have valgt 2 suppleanter for en 1-årig periode. Evt. kandidater bedes melde sig i god tid (helst én uge før repræsentantskabsmødet), idet der skal afholdes skrift-lig afstemning.



8. Valg af én af to revisorer og af én revisorsuppleant.



9. Eventuelt.



Bemærk at klubberne i medfør af DWF´s vedtægters § 9, stk. 4 har ret til at møde til repræsentantskabet med op til 2 repræsentanter og at disse i medfør af klubbernes vedtægter skal være valgbare til deres lokale klubbestyrelser. Evt. forslag bedes være undertegnede i hænde senest 14 dage før repræsentant-skabsmødet – dvs. 15. nov. 2009.




Med venlig hilsen



Kim Christensen


Formand, dwf




INDKOMNE FORSLAG SAMT BESTYRELSENS TILKENDEGIVELSER VEDR. SAMME:



Forslag modtaget fra OHWR:



§9 stk. 1.


I DWFs vedtægter, § 9 stk. 1 står der:


”Repræsentantskabsmødet er øverste myndighed for DWF. Repræsentantskabet består af repræsentanter fra samtlige klubber, hvis kontingent for det pågældende kalenderår er indbetalt, så gyldigt medlemskab kan forevises til repræsentantskabsmødet. Repræsentantskabet er beslutningsdygtigt uanset antallet af fremmødte medlemmer. Stemmeret kan kun udøves ved personlig fremmøde.


Vi foreslår dette ændret til:


” Generalforsamlingen er øverste myndighed for DWF. Alle, hvis kontingent for det pågældende kalenderår er indbetalt, så gyldigt medlemskab kan forevises, kan møde op. Stemmeret kan kun udøves ved personlig fremmøde.”


Begrundelse:


Vi føler at en masse engagerede mennesker bliver afholdt fra at have indflydelse i og med at man afholder repræsentantskabsmøde frem for en generalforsamling.



Forslaget kan ikke bringes til afstemning, da en ændring fra repræsentantskabsmøde til generalfor-samling kræver at DWF opløses og stiftes på ny.



§5 stk. 1.


I DWFs vedtægter § 5 stk. 1 står der:


”DWF's daglige ledelse udgøres af en bestyrelse på i alt 5 medlemmer samt 2 suppleanter. Bestyrelsesmedlemmer vælges for 2 år ad gangen, bestyrelsessuppleanter for ét år ad gangen. Bestyrelsens formand og kasserer vælges direkte på det ordinære repræsentantskabsmøde. Formanden vælges i lige år og kassereren vælges i ulige år. Bestyrelsen konstituerer i øvrigt sig selv med næstformand, sekretær og 1 bestyrelsesmedlem.”


Vi foreslår dette ændret til:


”DWF's daglige ledelse udgøres af en bestyrelse på i alt 8 medlemmer samt 2 suppleanter. Bestyrelsesmedlemmer vælges for 2 år ad gangen, bestyrelsessuppleanter for ét år ad gangen. Bestyrelsens formand og kasserer vælges direkte på det ordinære repræsentantskabsmøde. Formanden vælges i lige år og kassereren vælges i ulige år. Bestyrelsen konstituerer i øvrigt sig selv med næstformand, sekretær, webmaster, pointansvarlig og 2 bestyrelsesmedlemmer.”


Begrundelse:


Hvis ikke hjemmesiden bliver opdateret jævnligt og pointene kommer på hjemmesiden regelmæssigt, kan klubberne ikke håndtere og håndhæve rytternes status. Ligeledes er pointopdatering og hjemmesideopdatering essentielt for den klub der skal afholde DM, så de kan se hvem der har ret til at deltage i DM.



Forslaget bakkes op af bestyrelsen med følgende ændring:


”DWF's daglige ledelse udgøres af en bestyrelse på i alt 7 medlemmer samt 2 suppleanter. Bestyrelsesmedlemmer vælges for 2 år ad gangen, bestyrelsessuppleanter for ét år ad gangen. Bestyrelsens formand og kasserer vælges direkte på det ordinære repræsentantskabsmøde. Formanden vælges i lige år og kassereren vælges i ulige år. Bestyrelsen konstituerer i øvrigt sig selv med næstformand, sekretær, webmaster, pointansvarlig og 1 bestyrelsesmedlem.”



Forslag til ændring af §7 stk. 3.


I § 7 stk. 2 i DWFs vedtægter, står der:


”Bestyrelsen kan nedsætte udvalg efter behov. Ethvert udvalg arbejder under ansvar over for bestyrelsen. Udvalgets evt. forretningsorden eller arbejdsregler er underlagt bestyrelsen godkendelse. Udvalgets formål, medlemmer, kompetence m.v. meddeles til foreningens medlemmer i forbindelse med udvalgets nedsættelse. Når udvalget ophæves, gives tilsvarende meddelelse.”


Vi mener dette stykke bør ændres til:


”Bestyrelsen kan nedsætte udvalg efter behov. Ethvert udvalg arbejder under ansvar over for bestyrelsen. Udvalgets evt. forretningsorden eller arbejdsregler er underlagt bestyrelsen godkendelse. Udvalgets formål meddeles til foreningens medlemmer i forbindelse med ønsket om et udvalg.


Udvalget nedsættes ved, at alle klubber indstiller en person til det pågældende udvalg. Personen bestemmes af flertallet i egen klubs bestyrelse. Hvis der er brug for færre personer i udvalget end der er indstillet af klubberne, skal DWFs bestyrelse, ved en lodtrækning, vælge det antal der skal bruges.


Når udvalget ophæves, gives ligeledes meddelelse til foreningens medlemmer.”


Begrundelse:


Ideen bag denne ændring er, at DWFs bestyrelse ikke skal kunne håndplukkes ud fra personlige præference, sympatier og antipartier.



Forslaget bakkes op af bestyrelsen med følgende ændring:


”Bestyrelsen kan nedsætte udvalg efter behov. Ethvert udvalg arbejder under ansvar over for bestyrelsen. Udvalgets evt. forretningsorden eller arbejdsregler er underlagt bestyrelsen godkendelse. Udvalgets formål meddeles til foreningens medlemmer i forbindelse med ønsket om et udvalg.


Udvalget nedsættes ved, at alle klubber indstiller en person til det pågældende udvalg. Personen bestemmes af flertallet i egen klubs bestyrelse. Hvis der er brug for færre personer i udvalget end der er indstillet af klubberne, vælger DWFs bestyrelse mellem de indstillede personer.


Når udvalget ophæves, gives ligeledes meddelelse til foreningens medlemmer.”



§5 – nyt stk.


I §5 som stk. 6 mener vi der skal stå:


”Medlemmer af bestyrelsen skal, mens de sidder i bestyrelsen, være gyldigt medlem af en klub under DWF.”



Forslaget bakkes op af bestyrelsen.



Nye stykker under § 7.


I §7 som stk. 3 mener vi der bør stå:


”DWF varetager et nationalt pointregister. Pointregisteret skal opdateres og lægges på hjemmesiden senest en måned efter afholdelsen af et godkendt DWF show. En klub, der har afholdt et DWF show skal, senest 14 dage efter afholdt show, indberette point via DWFs pointprogram. Hvis programmet ikke virker efter hensigten kan klubberne sende pointene indtastet i et excel regneark.”



Forslaget bakkes op med følgende ændring:


”DWF varetager et nationalt pointregister. En klub, der har afholdt et DWF show skal, senest 14 dage efter afholdt show, indberette point via DWFs pointprogram. Pointregisteret skal opdateres og lægges på hjemmesiden senest 14 dage efter at DWF har modtaget og godkendt showindberetningen.”



I §7 som stk. 4 mener vi der bør stå:


”DWF varetager uddelingen af Highpoint titler. Denne titel uddeles en gang årligt på en social event”



Bestyrelsen kan ikke bakke forslaget op, da den ønsker at afskaffe Highpoint’s som drøftet på bestyrelsesmødet d. 29.07.09.



I §7 som stk. 5 mener vi der bør stå:


”DWF varetager uddannelse af dommere og showmanagere.”



Bestyrelsen kan ikke bakke forslaget op. Dels pga. ressourcer, dels pga. at det allerede er besluttet at dommere der er godkendt af DKQHA, PHCDK og ApHCDK også godkendes som DWF dommere.




Forslag modtaget fra FWC:



§8 stk. 2:


Regnskabsåret er 1. Januar til 31. December.


Ændres til:


Regnskabsåret er 1. Oktober til 30. September.


Begrundelse: Da regnskabet der forelægges repræsentantskabet er fra 1/10 til 30/9 må vedtægterne ændres således at formalia er korrekt. I den sammenhæng er det også væsentligt at vide hvorledes §4 stk. 1 tolkes. Det vil sige: Kontingent til betaling pr. 31/1-2009, gælder


kontingent 2008 eller 2009?



Bestyrelsen foreslår at regnskabsåret beholdes, men at repræsentantskabsmødet flyttes til sidste søndag i marts i stedet.



§9 stk. 2:


Ordinært repræsentantsskabsmøde ……. Forslag, der ønskes behandlet, må være formanden i hænde senest den 15. Oktober.


Ændres til:


….. Forslag, der ønskes behandlet, må være bestyrelsen i hænde senest 3 uger før


repræsentantsskabsmødet. Mødets endelige dato må varsles senest 15. Oktober.


Begrundelse: Det er ikke hensigtsmæssigt at forslag skal sendes halvanden måned før mødet.


Med så lang frist forsvinder dynamikken og det dræber arrangementet. Det er ligeledes væsentligt at alle får den rigtige dato på et passende tidligt tidspunkt. På denne måde vil der ikke være tvivl om datoen.



Bestyrelsen foreslår følgende ordlyd:


….. Forslag, der ønskes behandlet, må være bestyrelsen i hænde senest 3 uger før


repræsentantsskabsmødet. Mødets endelige dato fastsættes til sidste søndag i marts hvert år.



§9 stk. 4:


Til repræsentantsskabet har………medlemstantal opgjort og afregnet pr. 1. August.


Ændres til:


…… medlemsantal opgjort pr. 31 december og afregnet pr. 31. Januar.


For nye klubber optaget efter 31. December i indeværende regnskabs år, er det medlemsantallet pr. optagelses datoen der danner grundlaget.


Begrundelse: Medlemsklubberne skal den 15. Januar indberette medlemsantal m.m. opgjort pr. 31. December. Der er ingen grund til at dette skal gøres endnu engang i august. Samtidigt gives nye klubber adgang til repræsentantsskabet på en enkel og gennemskuelig måde.



Bestyrelsen er enig i dette forslag.



§9 stk. 7:


NYT punkt:


Alle der har gyldigt medlemskab af en DWF klub kan møde op ved repræsentantsskabsmøderne og skal gives passende mulighed for at stille spørgsmål


vedr. punkterne på dagsordenen.


Begrundelse: Dette kan åbne for mere debat og konstruktivt arbejde i hele DWF strukturen.


Alle ”menige” medlemmer der har noget på hjertet kan komme med dette i DWF’s øverste myndigheds forum. Dette dog uden at svække den grundlæggende struktur i DWF. Da de menige medlemmer ikke har stemmeret. Dette er fortsat underlagt reglerne beskrevet i §9 stk. 4.



Bestyrelsen mener ikke at forslaget kan bringes til afstemning. I stedet foreslår bestyrelsen at § 9.4 ændres til 3 deltagere fra hver klub.



§10 stk. 1:


Såfremt mindst 3 …….. eller 2/3 af de stemmeberettigede medlemmer skriftligt kræver det, eller …….


Ændres til:


…….. eller mindst halvdelen af medlemsklubberne skriftligt kræver det, eller …….


Begrundelse: Som formuleringen er i dag, er det praktisk talt umuligt for medlemsklubberne at kræve et ekstraordinært repræsentantsskabsmøde. Man har intet overblik over hvor mange stemmer der er i hver klub og klubberne har derfor heller ikke praktisk mulighed for at samle det nødvendige 2/3 flertal der kræves.


Med ændringen er det enkelt og overskueligt. Desuden er der god grund til at tage det alvorligt, hvis mere en halvdelen af klubberne har en sag de ønsker taget op ved et ekstraordinært repræsentantsskabsmøde.



Bestyrelsen mener ikke der bør ændres på antallet, da det er almindelig praksis. Til gengæld foreslår bestyrelsen at antallet af indberettede medlemmer lægges på hjemmesiden, således klubberne kan se, hvor mange stemmer, der er i hver klub.



Ingen kommentarer:

Tilføj en kommentar