fredag den 15. januar 2010

Referat DWF bestyrelsesmøde, d. 10.01.2010

Dato: 10.01..2010, kl. 19:00


Sted: Skype konference

Referent: Lars Toftdahl (Sekretær)


Indkaldt: Bestyrelsen : Niels Petersen, Lene Munk Andersen, Lars Toftdahl, Anna Søgaard Hanusova, Lars Sander & Poul Hansen


Fraværende: Lars Sander, Kim Christensen



003-09 Medlemsoversigt m.m.


Lene har taget alle dokumenter hun fik på rep.mødet med sig, og vil sortere dette med henblik på relevante dokumenter for hendes opgaver. Resten afleveres til Lars T. der så tager næste runde. Lene tager materialet med til kursus den 16. på Daugaard Skole. Kim kan aflevere det på vejen tilbage over Fyn.


Status: Pågår



010-09 DWF's kontaktinfo m.m.


Bestyrelsens medlemmer sender den kontaktinfo de ønsker der skal stå på hjemmesiden til Niels med kopi til Lars T. Dette er lagt på hjemmesiden og alle sikre sig at det er de rigtige informationer der er på siden. Rettelser meddeles til Niels, der sørger for opdatering. Siden med udvalgene skal også opdateres.


Status: Pågår



Niels undersøger mulighederne for at få adgang til et mailhotel, så der kan oprettes mailadresser (xxx@dwf.dk) på bestyrelsen. Dette kan relativt nemt gøres, men er for dyrt på vores nuværende Webhotel. Der skal altså byttes hotel. Niels laver oplæg vedr. dette.


Status: Pågår



001-10 Nyt fra Økonomiudvalget


Nyt medlem i Udvalget: Inge Pia Slot


Status: Info



1. Oprydning i området vedr. kontingenterne.


Lene har fortsat ikke fuld tilgang til hele økonomisystemet. Tina Byssing og evt. BWR kontaktes for at af det manglende materiale. Plan B. Lars T. henter det næste gang han er i Danmark (uge 6-7).


Status: Pågår



2. Forholdet til DRF.


Associeringsaftalen mellem DWF og DRF er opsagt af DRF med 6 måneders varsel pr. 07.12.09. Det vil sige at der pr. 7. juni 2010 ikke er nogen aftale.


Status: Info



Der må laves en ny aftale med DRF, således at medlemmer af en DRF-klub kan starte ved stævner afholdt af DWF klubber. Da denne sag ikke umiddelbart har noget med økonomi at gøre overføres punktet til Klub- & PR-udvalget


Status: Overføres



3. Lave gennemskuelig struktur og klare regler vedr. støtte ordningerne (dommer, præmier osv.).


Økonomien i DWF tilsiger at der bruges minimalt med midler til dette. Men samtidigt vil vi tilbageføre mest muligt af kontingenterne til de aktive klubber. Udvalget arbejder med en struktur på dette område og tage udgangspunkt i de justeringer der kommer i regelbogen samt DWF's økonomiske situation.


Status: Pågår



4. Skaffe sponsor/ støttemidler fra gamle og nye kilder.


Udvalget har fokus dette og arbejder med en plan.


Status: Pågår



5. Lave aftaler om medlemsfordele (Storebælt, udstyrsforretninger m.m.).


Udvalget har fokus dette og arbejder med en plan.


Status: Pågår



002-10 Nyt fra Klub & PR udvalget


1. Oprydning i medlemsoversigten (klubber)


Oversigten over medlemsklubberne er ved at blive opdateret. Dette sker samtidigt med at medlemslisterne bliver opdateret. Når infor er verificeret bliver den gjort tilgængelig på hjemmeside/ div. portaler


Status: Pågår



2. Oprette og vedligeholde medlemlister (menige medlemmer).


Lister er sendt til samtlige klubber. 10 klubber har sendt retur. Nogle er lidt mangelfulde. Lars T følger op på dem der endnu ikke er kommet, og dem hvor der er mangler.


Status: Pågår



3. Vedligehold af hjemmeside.


Hjemmesiden må opdateres. Til det formål må der være mere end bare en person der har tilgang. På sigt skal der være min. en fra Klub & PR- og min. en fra Sprortsudvalget, der får adgang til at redigere siden. De personer der bliver tildelt adgang får hver sine ansvarsområder. Samtidigt må de også kunne være back up for de andre. Niels arbejder med en struktur på dette.


Status: Pågår



Der er nogle dele af hjemmesiden der bør lukkes så længde de ikke vedligeholdes. Niels (webmaster) sørger for dette.


Status: Vedtaget og pågår



Rubrikken: Heste til salg fjernes permanent fra hjemmesiden. Der var enighed om at dette ikke var relevant for hjemmesiden for en landsdækkende hovedorganisation. Dette overlades til avlsforbund og div. portaler. DWF ønsker at bruge resourserne på andre områder. Niels prøver at tager kontakt til dem der har annoncer på siden og fjerner annoncer fortløbende.


Status: Vedtaget og pågår



Lars T laver en officeiel "word" skabelon der bl. Andet kan bruges som brevpapir. Sendes alle i både office 2003, 2007 og PDF.


Status: Pågår



4. Opdatere vedtægter og vurdere nødvendige ændringer.


Vedtægterne må opdateres med det der blev vedtaget på repræsentantskabsmødet den 29. nov. 2009.


Status: Pågår



Vedtægterne skal overhales og der må laves forslag til vedtægtsændringer, således at vedtægterne kan blive tidssvarrende. Der laves en samlet pakke, der bringes til afstemning som én helhed ved et repræsentantskabsmøde.


Status: Pågår



5. Udbygge en positiv og nær kontakt til medlemsklubberne.


Dette område prioiteres ikke før end andre væsentlige områder er på plads.


Status: Afventer



6. Gennem PR-virksomhed styrke DWF og gøre DWF attraktiv for potentielle nye klubber/ forbund.


Der laves en ny aftale med DRF, således at medlemmer af en DRF-klub kan starte ved stævner afholdt af DWF klubber. Sagen er overført fra sag nr. 001-10 stk. 2.


Status: Pågår



Der prioiteres ikke på dette område før end andre væsentlige områder er på plads.


Status: Afventer



003-10 Nyt fra Sportsudvalget


1. Regelbogen.


Udvalget arbejder med regelbogen, og kommer med forslag til justeringer af reglerne. Anette Knudsen fra NWR arbejder med forslag til ændringer i kvægklasser. Det tilstræbes at reglbogen for DWF 2010 er klar, udsendt og gældende fra 1. april 2010. Materiale sendes til Niels hurtigst muligt, og senest 01.02.2010, gøres der status over de indsendte materialer.


Status: Pågår



2. Pointsystemet.


Ændring vedr. reglbogen og stævneprogrammets funktionalitet må være klarlagt inden dette område kan struktureres.


Status: Afventer



3. Showprogrammet.


Vi må afvente 1. kursus inden vi kan konkludere funktionaliteten og dermed også behovet for programmet. Skypemøde den 17/1-2010, kl. 19:00 KUN om stævneprogrammet.


Status: Pågår



4. Resultatindberetninger.


Ændring vedr. reglbogen og stævneprogrammets funktionalitet må være klarlagt inden dette område kan struktureres.


Status: Afventer



5. Showkalenderen.


Niels er ved at opdatere denne og senest den 7. februar skal denne være på plads på hjemmesiden.


Status: Pågår



6. Officials.


Dette område prioiteres ikke før end andre væsentlige områder er på plads.



7. Fornye og udvikle shows.


Dette område prioiteres ikke før end andre væsentlige områder er på plads.



004-10 Danish National Reining Committee – DNRC


DWF tager kontakt når DWF er fuldt funktions dygtige.


Status: Afventer



Næste bestyrelses møde 21.02.10 kl. 19:00 på Skype



Ingen kommentarer:

Tilføj en kommentar