Referat DWF bestyrelsesmøde, d. 20. + 28.03.2010

Dato: 20.03.2010 + 28.03.2010
Sted: Skype konference

Referent: Lars Toftdahl (Sekretær)
Indkaldt: Bestyrelsen : Niels Petersen, Lene Munk Andersen, Lars Toftdahl, Anna Søgaard Hanusova, Poul Hansen
Fraværende: Lars Sander

001-10 Nyt fra Økonomiudvalget

1. Oprydning i området vedr. kontingenterne.
Tina Byssing rykkes for materialer. Der er oprettet en ny konto. Faktura for kontingent 2009 er udsendt til klubberne. Tina har givet besked om at alt er samlet og kan afleveres. Lars T har lavet en aftale med Tina den 1. april
Status: Pågår

3. Lave gennemskuelig struktur og klare regler vedr. støtte ordningerne (dommer, præmier osv.).
Økonomien i DWF tilsiger at der bruges minimalt med midler til dette. Men samtidigt vil vi tilbageføre mest muligt af kontingenterne til de aktive klubber. Udvalget arbejder med en struktur på dette område og tage udgangspunkt i de justeringer der kommer i regelbogen samt DWF's økonomiske situation.
Status: Pågår

Der laves en generel oversigt over hvad midlerne i DWF bruges til. Her er det midler der føres tilbage til klubberne i direkte eller indirekte støtte eller finansering.Punktet vil også vedrøre Sportsudvalget og Klub og PR-udvalget.Lene holder tråden i dette og koordinere med de andre udvalg
Status: Pågår

Støtte til DM/ Landsdelsmesterskaber: DWF leverer rosetter med tryk på halen og frit på rossetmidten til 1., 2. & 3. pladsen i DWF-mesterskabsklasserne. Desuden vil der blive en pokal eller lignende til 1. pladsen. Lene undersøger priser og layout på rosetter, pokaler m.m. Lars T informere om dette i næste nyhedsbrev.
Status: Pågår

4. Skaffe sponsor/ støttemidler fra gamle og nye kilder.
Udvalget har fokus dette og arbejder med en plan.
Status: Pågår

5. Lave aftaler om medlemsfordele (Storebælt, udstyrsforretninger m.m.).
Udvalget har fokus dette og arbejder med en plan.
Status: Pågår

002-10 Nyt fra Klub & PR udvalget

1. Oprydning i medlemsoversigten (klubber)
Oversigten over medlemsklubberne er ved at blive opdateret. Dette sker samtidigt med at medlemslisterne bliver opdateret. Når infor er verificeret bliver den gjort tilgængelig på hjemmeside/ div. portaler. Alle klubber har nu indsendt lister for 2009. Kluboversigt er sendt til bestyrelsen, WP og medlemsklubberne. Der vil efterhånden som klubberne har holdt generalforsamlinger blive nogle ændringer i forhold til kontaktinfo. Lars T følger op på dette
Status: Pågår

2. Oprette og vedligeholde medlemlister (menige medlemmer).
Lister er sendt til samtlige klubber. 10 klubber har sendt retur. Nogle er lidt mangelfulde. Lars T følger op på dem der endnu ikke er kommet, og dem hvor der er mangler. Alle klubber har indberettet. De mangler der er på nogle af listerne følges op af Lars T og Poul
Status: Pågår

3. Vedligehold af hjemmeside.
Lars T laver en officeiel "word" skabelon der bl. Andet kan bruges som brevpapir. Sendes alle i både office 2003, 2007 og PDF. Ligger klart, men afventer punkt 006-10
Status: Pågår

Niels opretter plads på et webhotel hvor vi får et stabilt hotel og et passende antal mailadresser. Niels får hjælp af en probono-konsulent. Tavlen vaskes ren og der oprettes en ny side med de elementer der er ønskelige.Siden laves så flere har mulighed for at opdatere dele af siden. Div. portaler samt den gamle side benyttes som nødløsning indtil siden er klar. Status på næste møde. Den eksisterende side forsøges vedligeholdt og relativt opdateret. Der laves et grundigt forarbejde inden en ny side lægges ud.
Status: Pågår

4. Vedtægterne
Vedtægterne skal overhales og der må laves forslag til vedtægtsændringer, således at vedtægterne kan blive tidssvarrende. Der laves en samlet pakke, der bringes til afstemning som én helhed ved et repræsentantskabsmøde.
Status: Pågår

5. Udbygge en positiv og nær kontakt til medlemsklubberne.

6. Gennem PR-virksomhed styrke DWF og gøre DWF attraktiv for potentielle nye klubber/ forbund.

003-10 Nyt fra Sportsudvalget

1. Regelbogen.

Der bliver stillet stører og større krav, også til westernsporten, om en højere standard på dyreetiske regler. Som breddeorganisation skal DWF forholde sig til dette. Vi har valgt at tilnærme reglerne i DWF til EWU, samt at DWF generelt vil tilpasse sig de almindeligt gældende principper for god dyrevælferd. Derfor vil der ikke længre skelnes mellem de forskellige klassekategorier, såsom kvæg, standard, speed, ranch osv.. En hests start i en klasse er ligmed en start. Der vil dog være nogle praktiske undtag i halter og leedline klasser samt for "team" kvægklasser. Der udfærdiges regler for dette i regelbogen for 2010.

Status: Vedtaget

Regelbogsgruppen har næste møde den 22.03.10. Der arbejdes i øjeblikket på de konkrete formuleringer, der skal endeligt vedtages på næste bestyrelsesmøde. De fleste paragrafer er på plads. Lidt finjustering mangler. Planlagt udgivelse 1/4-2010, kan af praktiske grunde ikke holdes. Alle arbejder med de sidste formuleringer. Poul vil når han modtager alt materialet formatere dette så det kan udgives i PDF. Ny deadline er tirsdag den 6. april.

Status: Pågår

Sportsudvalget tager kontakt til nuværende dommere og afklare deres status. Der udstedes evt. Fornyelse af dommerkort.

Status: Pågår

Der er skrevet forslag til forord til regelbogen. Alle må læse dette igennem og kommentere ASAP. Anna koordinere.

Status: Pågår

2. Pointsystemet.
Der er nu lavet pointlister for hvert stævneår fra 2005 til 2009 (begge inkl.). Der er også lavet en samliste der gælder hele perioden. Disse lister må verificeres af rytterne og klubberne. Til dette formål offentligøres listerne på Heste Nettet, der har givet os plads på deres hjemmeside. Dette er naturligvis ikke permanent, men en nødløsning (se 002-10 punkt 3). Listerne bliver også sendt ud til klubberne. Alle får 14 dage fra offentliggørelsen til at verificere deres point. Indsigelser og fejlmeldinger meldes til Lars T, udelukkende på e-mail. Når fristen er ovre og listerne er rettet, er disse fastlåst og vil ikke kunne ændres mere. Der er givet en Deadline til den 4/4-2010. Der er d.d. kun 2 ryttere der har meldt om fejl.
Status: Pågår

Fortidens synder: Det vil ikke være muligt for DWF, at sanktionere ryttere der i 2009 har startet uberettiget. DWF har ikke noget gyldigt grundlag for at gøre dette. Men det slås endnu engang fast at rytteren ALTID er ansvarlig for kun starte i de klasser rytteren er startberettiget i. Dette ansvar kan ikke overføres på arrangører, dommere eller DWF.

Status: Vedtaget

3. Showprogrammet.
Showprogrammet er nu sat på vent til Regelbogen er klar.
Status: Info

Showprogrammet må, om muligt, tilpasses de nye regler og den nye struktur. Foruden færdigstilling af nogle grundlæggende funktioner.
Status: Udsat

4. Resultatindberetninger.
Der må laves en stillingsbeskrivelse til Sportskoordinatoren, samt en ansættelsesaftale.
Status: Pågår

5. Showkalenderen.
Showkalenderen kommer på en hjemmeside ASAP. I mellemtiden vil vi opfordre klubberne til at bruge diverse portaler. Niels ser på muligheden for evt. At få ekstra kolonner på kalenderen således at det fremgår hvilke typer klasser (Standard, kvæg, speed) der udskrives til de enkelte shows.
Status: Pågår

6. Officials.
Behovet for kursus/ informationsmøder i forbindelse med den nye Regelbog vurderes.
Status: Pågår

7. Fornye og udvikle shows.
Dette område prioriteres ikke før end andre væsentlige områder er på plads.

005-10 Afholdelse af Stævner

HWR ønsker at afvikle et DM kvægklasser og nogle standard western klasser
Status: Vedtaget

FWC ønsker at afvikle et stævne den 1. maj, standard western klasser
Status: Vedtaget

BWR ønsker at afvikle et FM, den 3. juli 2010, standard western klasser
Status: Vedtaget

DM klassisk western på Harmony Ranch? Hvis der ikke umiddelbart er en klub tilknyttet som arrangør, vil "ride" DM blive udliciteret. Er der ingen på Sjælland der kan og vil afholde må det afholdes der det er muligt. Arbejder på aftale med BHWR
Status: Afventer

FCWR Sankt Hans Stævne den 25-27. juni, kvægklasser og nogle standard western klasser.
Status: Vedtaget

FCWR Pennershow 7-8. august, kvægklasser og nogle standard western klasser.
Status: Vedtaget

HWR ønsker at afvikle et stævne den 7-9. maj, kvæg og nogle standard western klasser
Status: Vedtaget

008-10 Nyt Punkt

Næste bestyrelses møde 25.04.2010 kl. 19:00 på Skype