torsdag den 10. december 2009

Referat DWF bestyrelsesmøde, d. 06.12.2009

Dato: 06.12..2009, kl. 19:00


Sted: Skype konference

Referent: Lars Toftdahl (Sekretær)


Indkaldt: Bestyrelsen : Niels Petersen, Lene Munk Andersen, Lars Toftdahl, Anna Søgaard Hanusova, Lars Sander & Poul Hansen


Fraværende: Kim Christensen, Lars Sander



Medlemsoversigt


Der skal bringes orden i medlemsoversigten, både når det gælder medlemsklubberne og når det gælder klubbernes medlemmer.


Status: Pågår



Lene har taget alle dokumenter hun fik på rep.mødet med sig, og vil sortere dette med henblik på relevante dokumenter for hendes opgaver. Resten afleveres til Lars T. der så tager næste runde.


Status: Pågår



Da "stævneprogrammet" endnu ikke er fuldt operativt, og da det ikke forventes at være det inden 31/12-09 laves Excel-liste og sendes til klubberne for medlemsoversigter. Liste sendes til klubberne ASAP og må retuneres inden 15/1-2010 jvf. Vedtægterne.


Lars T sender lister ud i uge 50.


Status: Pågår



Hjemmeside


Opdatering af bestyrelses info m.m.. Alle sender adresse info m.m. til Niels. Niels samler alt info og sender det samlet til alle. Dem der endnu ikke har Skype navn, må få dette hurtigst muligt. Oplysningerne lægges på hjemmesiden ASAP. Ny frist: Niels må havde hjælp fra Kim, der opsøges i uge 50. SE også 010-09


Status: Pågår



Datoer for "Stævneprogramkursus" sættes på hjemmesiden (forside) sammen om info (link til referat) om repræsentantskabsmødet. Niels sørger for at samle info vedr. kurser og melder tilbage til Lene og Lars T for kordinering og offentliggørelse. Lars T vil evt. offentligøre på WP. HVIS ikke stævneprogrammer er fuldt operativt den 10/1-2010, får dette konsekvenser og bestyrelsen vil foretage fordnødne handlinger.


Status: Pågår



Da der pt, ikke er tilgang til hjemmesiden benyttes Western Portalen og Hestenettet til at formidle info fra DWF. Denne praksis vil også i andre sammenhænge blive anvendt, dersom dette er relevant



NYE SAGER:



DWF struktur


Ledelse i DWF må fremover både være dynamisk og progressiv. Der er brug for en udvalgsstruktur, der afspejler de umiddelbare behov. Der nedsættes derfor udvalg der hver for sig bidrager til en samlet løsning. Bestyrelsen fordeler sig på de forskellige udvalg, og kan sagtens være med flere steder, hvis det er ønskeligt.


Disse udvalg skal også hele tiden være ”levende”. Det vil sige, at bortset fra de faste medlemmer 2 fra bestyrelsen, vil der løbende kunne skiftes ud blandt medlemmerne af udvalgene, således at de hele tiden afspejler, de opgaver der ligger i udvalgene. DWF har 3 store hovedområder der skal udvikles. Områderne er Økonomi, sporten og medlemmerne. Derfor nedsættes følgende udvalg:


Økonomiudvalg, Sportsudvalg og PR & klubudvalg.


Status: Beslutning



Hver udvalg vil blive tildelt min. 2 faste medlemmer fra bestyrelsen. Et medlem er "født" udvalgsformand og en anden er næstforman. Dette sikre at udvalgene altid kan være operative selv om en formand er forhindret over længere tid.


Status: Beslutning



Udvalgene starter umiddelbart med deres opgaver og udvider med udvalgsmedlemmer efter behov.


Status: Info



Økonomiudvalg



Opgaver: Varetager foreningens økonomi. Forvaltning af kontingenter, sponsormidler og støttemidler. Udvalget har fokus på at forbedre foreningens økonomi. Opgave prioitering:


1. Oprydning i området vedr. kontingenterne.


2. Forholdet til DRF. Mangler der støttemidler? Er der muligheder der ikke udnyttes?


3. Lave gennemskuelig struktur og klare regler vedr. støtte ordningerne (dommer, præmier osv.).


4. Skaffe sponsor/ støttemidler fra gamle og nye kilder.


5. Lave aftaler om medlemsfordele (Storebælt, udstyrsforretninger m.m.).


Status: Pågår



Formand (Obligatorisk): Lene Munk Andersen


Næstformand: Lars Toftdahl


Status: Info



PR- & Klubudvalg


Opgaver: Varetager foreningens forhold til klubberne, opsøge potentielle medlemmer og varetage diverse PR-opgaver. Udvalget har fokus på at opbygge gode relationer til medlemsklubberne.


1. Oprydning i medlemsoversigten (klubber).


2. Oprette og vedligeholde medlemlister (menige medlemmer).


3. Vedligehold af hjemmeside.


4. Opdatere vedtægter og vurdere nødvendige ændringer.


5. Udbygge en positiv og nær kontakt til medlemsklubberne.


6. Gennem PR-virksomhed styrke DWF og gøre DWF attraktiv for potentielle nye klubber/ forbund.


Status: Pågår



Formand (Obligatorisk): Lars Toftdahl


Næstformand: Niels Petersen


Status: Info



Sportsudvalg


Opgaver: Varetager den sportslige del af DWF. Regelbogen, pointsystemer, showprogrammet, licenser, showgodkendelse, dommergdkendelse, showkalenderen, resultatformidling etc. etc.. Der er i udgangspunktet ingen forskel på rideklasser, speedklasser og kvægklasser i DWF. Det er derfor også naturligt, at sportsudvalget dækker alle områder, og løser opgaverne med hjælp fra relevante ”specialister”, når behovet er der. Udvalget har særlig fokus på at arbejde hurtigt med punkt 1-4


1. Regelbogen.


2. Pointsystemet.


3. Showprogrammet.


4. Resultatindberetninger.


5. Showkalenderen.


6. Officials.


7. Fornye og udvikle shows.


Status: Pågår



Formand (Obligatorisk): Niels Petersen


Næstformand: Anna Søgaard Hanusova


Øvrige medlemmer: Lene Munk Andersen, Poul Hansen


Status: Info



DWF's kontaktinfo m.m.


Bestyrelsens medlemmer sender den kontaktinfo de ønsker der skal stå på hjemmesiden til Niels med kopi til Lars T.


Status: Pågår



Niels undersøger mulighederne for at få adgang til et mailhotel, så der kan oprettes mailadresser (xxx@dwf.dk) på bestyrelsen.


Status: Pågår



Næste bestyrelses møde 10.01.10 kl. 19:00 på Skype



Ingen kommentarer:

Tilføj en kommentar