Referat DWF bestyrelsesmøde, d. 21.02.2010

Dato: 21.02..2010, kl. 19:00
Sted: Skype konference
Referent: Lars Toftdahl (Sekretær)

Indkaldt: Bestyrelsen : Niels Petersen, Lene Munk Andersen, Lars Toftdahl, Anna Søgaard Hanusova, Poul Hansen.
Fraværende: Kim Christensen, Lars Sander.

001-10 Nyt fra Økonomiudvalget

1. Oprydning i området vedr. kontingenterne.
Lene har fortsat ikke fuld tilgang til hele økonomisystemet. Tina Byssing og evt. BWR kontaktes for at af det manglende materiale. Plan B. Lars T. henter det næste gang han er i Danmark (uge 6-7).
Lars T har haft kontakt med Tina Byssing. Hun har lovet at pakke og sende alt materiale til Lene. Forhold omkring åbning/ tilgang til konto er afklaret, og kan gennemføres så snart materialerne fra Tina er modtaget. Da der nu er medlemstal på samtlige klubber kan der opkræves kontingenter for 2009. Der må dog først modregnes allerede betalte kontingenter 2009. Plan B sættes i gang. Der udsendes opkrævning til alle 19 klubber. På opkrævningen og i forkant sendes der en forklaring til klubberne om fremgangsmåden. Lene opretter ny konto for DWF og den gamle overflyttes ASAP
Status: Pågår

3. Lave gennemskuelig struktur og klare regler vedr. støtte ordningerne (dommer, præmier osv.).
Økonomien i DWF tilsiger at der bruges minimalt med midler til dette. Men samtidigt vil vi tilbageføre mest muligt af kontingenterne til de aktive klubber. Udvalget arbejder med en struktur på dette område og tage udgangspunkt i de justeringer der kommer i regelbogen samt DWF's økonomiske situation.
Der laves en generel oversigt over hvad midlerne i DWF bruges til. Her er der fokus på midler der føres tilbage til klubberne i direkte eller indirekte støtte eller finansering. Punktet vil også vedrøre Sportsudvalget og Klub og PR-udvalget.Lene holder tråden i dette og koordinere med de andre udvalg
Status: Pågår

4. Skaffe sponsor/ støttemidler fra gamle og nye kilder.
Udvalget har fokus dette og arbejder med en plan.
Status: Pågår

5. Lave aftaler om medlemsfordele (Storebælt, udstyrsforretninger m.m.).
Udvalget har fokus dette og arbejder med en plan.
Status: Pågår

002-10 Nyt fra Klub & PR udvalget
1. Oprydning i medlemsoversigten (klubber)
Oversigten over medlemsklubberne er ved at blive opdateret. Dette sker samtidigt med at medlemslisterne bliver opdateret. Når infor er verificeret bliver den gjort tilgængelig på hjemmeside/ div. portaler.
Alle klubber har nu indsendt lister for 2009. Kluboversigt er sendt til bestyrelsen, WP og medlemsklubberne. Der vil efterhånden som klubberne har holdt generalforsamlinger blive nogle ændringer i forhold til kontaktinfo. Lars T følger op på dette
Status: Pågår

2. Oprette og vedligeholde medlemlister (menige medlemmer).
Lister er sendt til samtlige klubber. 10 klubber har sendt retur. Nogle er lidt mangelfulde. Lars T følger op på dem der endnu ikke er kommet, og dem hvor der er mangler.

Alle klubber har indberettet. De mangler der er på nogle af listerne følges op af Lars T og Poul

Status: Pågår


3. Vedligehold af hjemmeside.
Hjemmesiden må opdateres. Til det formål må der være mere end bare en person der har tilgang. På sigt skal der være min. en fra Klub & PR- og min. en fra Sportsudvalget, der får adgang til at redigere siden. De personer der bliver tildelt adgang får hver sine ansvarsområder. Samtidigt må de også kunne være back up for de andre. Niels arbejder med en struktur på dette.

Afventer nyt webhotel.

Status: Afventer


Der er nogle dele af hjemmesiden der bør lukkes så længde de ikke vedligeholdes. Niels (webmaster) sørger for dette.

Afventer nyt webhotel.

Status: Afventer


Rubrikken: Heste til salg fjernes permanent fra hjemmesiden. Der var enighed om at dette ikke var relevant for hjemmesiden for en landsdækkende hovedorganisation. Dette overlades til avlsforbund og div. portaler. DWF ønsker at bruge resurserne på andre områder. Niels prøver at tager kontakt til dem der har annoncer på siden og fjerner annoncer fortløbende.

Afventer nyt webhotel.

Status: Afventer


Lars T laver en officiel "word" skabelon der bl. Andet kan bruges som brevpapir. Sendes alle i både office 2003, 2007 og PDF.

Ligger klart, men afventer punkt 008-10

Status: Udsat


Niels undersøger mulighederne for at få adgang til et mailhotel, så der kan oprettes mailadresser (xxx@dwf.dk) på bestyrelsen. Dette kan relativt nemt gøres, men er for dyrt på vores nuværende Webhotel. Der skal altså byttes hotel. Niels laver oplæg vedr. dette.

Da vores hjemmeside ikke er brugbar, og udsigten til at den bliver det er ligmed 0, er det vedtaget at der nu skal findes et passende webhotel. Der skal her oprettes en ny hjemmeside, der skal laves mailadresser til bestyrelsen og der skal være mere end en person der har tilgang og mulighed for at redigere siden.Niels arbejder med dette og giver status ASAP.

Status: Pågår

Pointlister er forsvundet fra hjemmesiden. Men Lars T har fået fat på lister fra 2005 til 2009. Listerne må modificeres og verificeres før de igjen kan lægges ud på hjemmesiden. Denne gang på den nye.

Status: Pågår


4. Opdatere vedtægter og vurdere nødvendige ændringer.
Vedtægterne må opdateres med det der blev vedtaget på repræsentantskabsmødet den 29. nov. 2009.

Sendt til bestyrelsen den 15/2.

Status: Godkendt

Vedtægterne skal overhales og der må laves forslag til vedtægtsændringer, således at vedtægterne kan blive tidssvarrende. Der laves en samlet pakke, der bringes til afstemning som én helhed ved et repræsentantskabsmøde.
Status: Pågår


5. Udbygge en positiv og nær kontakt til medlemsklubberne.

Nyhedsbreve m.m. sendes direkte til klubberne via de mailadresser som klubberne selv har oplyst

Status: Info

To klubber har samme forkortelse, dette er ikke brugbart. Lars T har taget kontakt til begge klubber og forelagt dem problemet.

Status: Pågår


6. Gennem PR-virksomhed styrke DWF og gøre DWF attraktiv for potentielle nye klubber/ forbund.
Der laves en ny aftale med DRF, således at medlemmer af en DRF-klub kan starte ved stævner afholdt af DWF klubber. Sagen er overført fra sag nr. 001-10 stk. 2.
Status: Afsluttet

Problematikken med DRF §170 stk. 3 og 3.1 gælder kun reining. Dette er løst ved at vi har en aftale frem til juni, samt at DRF fjerner reining fra deres reglement i april.

Status: Afsluttet

003-10 Nyt fra Sportsudvalget

1. Regelbogen.
Udvalget arbejder med regelbogen, og kommer med forslag til justeringer af reglerne. Anette Knudsen fra NWR arbejder med forslag til ændringer i kvægklasser. Det tilstræbes at reglbogen for DWF 2010 er klar, udsendt og gældende fra 1. april 2010. Materiale sendes til Niels hurtigst muligt, og senest 01.02.2010, gøres der status over de indsendte materialer.

Bestyrelsen har enstemmigt vedtaget at Regelbogen for Dansk Western Forening fremover skal lægges op imod den Tyske søsterorganisation EWU's Reglement.

Status: Pågår

Fire grunde til at vi tilretter Regelbogen efter principperne i EWU

1. DWF er en allbreed organisation, der skal vare tage alle ryttere i westernridningen. Det vil derfor være forkert hvis det sportslige reglement tager udgangspunkt i et avlsforbund. Avlsforbundet har til formål at fremme avlen og udbredelsen af en bestemt hesterace. DWF har til formål at udbrede og fremme westernridningen på tværs af alle hesteracer. Altså en klar interessekonflikt.

2. Ved at tilrette regelbogen i mod et stort og anerkendt Europæisk western forbund, vil man ikke være udsat for lokale westernpolitiske strømninger. Det vil være det "store billede" der vil være fremherskende. Der vil naturligvis være nogle nationale behov og deraf følgende tilpasninger.

3. DWF vil havde en klar defineret fremtidig strategi for udviklingen i den sportslige sektion af foreningen.

4. Regelbogen vil være rimelig fremtidssikret i forhold til krav fra EU, FEI, EEF samt andre søsterorganisationer. Der vil endda være muligheder for et tættere sammenarbejde med disse organisationer.

Status: Info

2. Pointsystemet.

Lars T og Poul arbejder med de pointlister der er tilgængelige. Disse renses for unøvendige data, rettes til og gøres mer overskuelige for den udvikling vi har vedtaget med hensyn til Regelbogen. Nå dette arbejde er gjort vil der blive foretaget krydsreferancer med medlemslisterne. Rytterne vil blive bedt om at verificere de point der er ført på listerne inden for en bestemt deadline. Herefter rettes listerne en sidste gang, og er officielt gældende og kan ikke rettes mere.

Status: Pågår


3. Showprogrammet.

Showprogrammet er nu sat på vent til Regelbogen er klar.

Status: Info


Programmet virkede generelt efter hensigten. Det vurderes som værende et godt stykke værktøj for især stævnearrangører. Men der skal foretages lidt justeringer for at optimere brugervenligheden. Noget vil blive gjort inden den 6. feb. Erfaringer gjort på kursus den 16. er altså taget med allerede nu. Gøres der ydderligere erfaringer, der betinger ændringer efter den 6. feb., vil også dette blive gjort hurtigst muligt.

Der er endnu ikke frigivet nogen ny version.

Status: Udsat (se ovenfor)


Da programmet jo endnu ikke er færdig distribueret, og endeligt taget i brug, måtte plan B føres ud i livet. 15 ud af 18 klubber har indberette via de excellister, der blev udsendt i december. Poul Hansen får lister fra Lars T, og har sagt sig villig til, at lave en central indtastning af de oplysninger, der er på listerne. Kim sørger for at Poul får programmet i uge 4. Han vil også sørge for andre bestyrelsesmedlemmer får programmet og dermed mulighed for at vurdere og kommentere.

Poul og Lars fik først programmet ved kurset den 6/2. Alle medlemsinfo blev nulstillet og det er besluttet at medlemsinfo intastes fra status nul. Kim lovede ved kurset at Poul skulle få en opdatering således at alle klubber er i systemet.Da programmet fortsat ikke kan håndtere mere end 11 af 19 klubber sætte dette i bero. Vi afventer afklaring fra software leverandøren.

Status: Udsat (se ovenfor)


4. Resultatindberetninger.

Med tanke på fremtiden ønskes der "ansat" en Sportskoordinator til at tage sig af registeringen af ryttere, heste, stævneresultater og føre pointlisterne. Anna tager kontakt til Camilla Torp Andersen.

Status: Pågår


5. Showkalenderen.

Showkalenderen kommer på en hjemmeside ASAP. I mellemtiden vil vi opfordre klubberne til at bruge diverse portaler.

Status: Afventer


6. Officials.

Sportsudvalget vil forsøge, så vidt det er muligt, at være tilstede ved så mange DWF stævner som muligt. Største prioitet har de første stævner efter, at den nye Regelbog er trådt i kraft.

Status: Info

Behovet for kursus/ informationsmøder i forbindelse med den nye Regelbog vurderes.

Status: Pågår


7. Fornye og udvikle shows.
Dette område prioiteres ikke før end andre væsentlige områder er på plads.

004-10 Danish National Reining Committee – DNRC

DWF tager kontakt når DWF er fuldt funktions dygtige.
Punktet udgår her og videreføres i 002-10 punkt 6
Status: Udgår

005-10 Afholdelse af Stævner

HWR ønsker at afvikle et DM med hovedvægten på kvægdesipliner, OK
Status: Vedtaget

FWC ønsker at afvikle et stævne den 1. maj, OK
Status: Vedtaget

BWR ønsker at afvikle et FM med hovedvægten på ridedesipliner, den 3. juli 2010, OK
Status: Vedtaget

DM rideklasser på Harmony Ranch? Hvis der ikke umiddelbart er en klub tilknyttet som arrangør, vil "ride" DM blive udliciteret. Er der ingen på Sjælland der kan og vil afholde må det afholdes der det er muligt.
Status: Afventer


006-10 Ny konstituering
Kim Kristensen har meddelt at han på grund af arbejdspres må trække sig fra sine hverv i DWF. Lars T har talt med begge suppleanterne og Poul Hansen træder ind i bestyrelsen.

Formand: Niels Petersen
Næstformand: Anna Søgaard Hanusova
Kasserer: Lene Munk Andersen (uændret)
Sekretær: Lars Toftdahl (uændret)
Bestyrelsesmedlem: Poul Hansen
Suppleant: Lars Sander

Ny formand for Sportsudvalget: Anna Søgaard Hanusova
Ny næstformand i Sportsudvalget: Lene Munk Andersen

De andre udvalg er ikke berørt af rokaden.
Status: Info


007-10 Intern kommunikation
Generelt formuleres mails således at den der tier - sammentygger. Der sættes rimelig response tid på denne slags mails. Ved mails der kræver svar, må det forventes at der rykkes efter svar i løbet af 2-3 dage.
Status: Info

Næste bestyrelses møde 06.03.2010 kl. 13:00 på Skype